Lorsqu’il s’agit de répondre aux patients ou nouer de nouvelles relations commerciales et de réunir l’équipe de votre cabinet médical pour prendre des décisions, les conférences téléphoniques sont un outil essentiel.
Si les fonctionnalités de votre conférence téléphonique, telles que l’enregistrement et l’ajout de plusieurs lignes, sont importantes, ce qui se passe lorsque l’autre partie est en attente est un aspect dont vous devez vous préoccuper. Votre mauvaise musique d’attente, ou son absence, peut créer une irritation indésirable.
De nombreuses entreprises comme les cabinets médicaux saisissent l’occasion d’inclure des messages personnalisés sur l’entreprise dans la musique d’attente diffusée. Ces messages peuvent porter sur les offres spéciales de l’entreprise ou sur l’aide que vous apportez à la communauté locale. Lorsque les appelants sont en attente, c’est le moment idéal pour les informer sur votre entreprise.
Voici donc les principales raisons d’avoir une musique d’attente personnalisée pour votre cabinet médical
Elle permet aux patients de savoir qu’ils sont toujours en ligne
Contrairement à ce qui se passait au début des années 1900, les gens ne s’attendent pas au silence lorsqu’ils sont mis en attente. Comme de nombreux cabinets médicaux ont adopté une forme de musique d’attente, les appelants s’attendent à ce qu’il y ait une sorte de bruit lorsqu’ils sont mis en attente.
En ajoutant une musique d’attente téléphonique à votre ligne professionnelle, vous pouvez assurer à vos clients qu’ils sont toujours connectés à votre téléphone.
Le temps d’attente semble plus court pour le patient
Il existe des tonnes d’études sur le concept des temps d’attente en air mort par rapport aux temps d’attente en musique. Les personnes qui sont obligées d’écouter de l’air mort ont tendance à raccrocher le téléphone en une minute ou moins.
Ceux qui sont en attente ont tendance à rester en ligne. Lorsque vos clients n’ont rien à écouter, ils peuvent avoir l’impression d’attendre pendant des heures alors que cela ne fait que quelques secondes. Lorsqu’ils ont quelque chose d’intéressant à écouter, l’attente semble plus courte qu’elle ne l’était en réalité.
Moins d’appels perdus avec une musique et des messages personnalisés
Si vous voulez vraiment vous assurer que vous ne perdez pas de clients en attente, vous devez utiliser une combinaison de musique et de messages. Cette alternance entre les deux permet à l’appelant de rester intéressé pendant qu’il attend en attente.
Lorsqu’il n’y a que de la musique d’attente, les clients peuvent avoir tendance à décrocher. Mais si vous ajoutez des messages personnalisés entre la musique, vous pouvez attirer leur attention sur l’appel téléphonique.
Une excellente occasion de faire de la publicité pour les offres
L’attente est le moment idéal pour faire de la publicité à vos clients. Vous pouvez ajouter des messages d’attente personnalisés les informant de diverses remises et offres en cours dans votre entreprise.
Puisqu’ils sont déjà manifestement intéressés par votre entreprise puisqu’ils vous ont appelé, cela crée la situation idéale pour les inciter à interagir davantage avec vos produits et services.
Un excellent moyen de modifier l’humeur de l’appelant
Ce n’est pas un secret que la musique peut affecter notre humeur. En diffusant une musique d’attente optimiste, vous pouvez contribuer à améliorer l’humeur de vos interlocuteurs. Cela peut être extrêmement utile lorsque vous traitez des situations malheureuses avec vos clients.
La musique d’attente personnalisée est un excellent moyen de s’assurer que vos clients restent intéressés lorsqu’ils sont en attente avec votre entreprise. Elle vous permettra de ne pas perdre involontairement des clients pendant que votre équipe s’efforce de trouver une solution.